Bij gefaseerde levering van winkelwagens aan meerdere locaties maak je vooraf schriftelijke afspraken over de leveringsvolgorde, het tijdvak per filiaal, de prijs en transportkosten per deellevering, de tussentijdse opslag, de controle bij ontvangst en het aanspreekpunt bij wijzigingen. Zo voorkom je dat winkels zonder winkelwagens zitten of dat er dubbele kosten ontstaan. Het geldt voor ketens, franchiseformules en ondernemers die meerdere winkels tegelijk openen of vernieuwen. Hieronder lees je per onderwerp wat je het beste regelt.

Hoe bepaal je de volgorde van de leveringen per locatie?

Je bepaalt de leveringsvolgorde op basis van de opening of verbouwing van elke winkel, de beschikbare ruimte voor ontvangst en de logistieke route. Locaties die als eerste opengaan, krijgen hun winkelwagens als eerste. Zo staat de vloer klaar wanneer de deuren opengaan.

Maak voor het opstellen van je leveringsschema een overzicht met deze gegevens per filiaal:

• de geplande openingsdatum of herinrichtingsdatum
• het aantal winkelwagens en winkelmandjes dat nodig is
• de bereikbaarheid van de locatie (laadperron, winkelcentrum, binnenstad)
• de dagen en tijden waarop iemand de levering kan aannemen

Zet daarna de leveringen op een rij, met een buffer van enkele dagen tussen levering en openingsdatum. Een winkel in een drukke binnenstad met beperkte laadtijden vraagt om een andere aanpak dan een filiaal met eigen laadperron. Een realistische levertijd voor winkelwagens spreek je daarom per locatie af, niet voor de hele reeks tegelijk.

Welke afspraken horen in een leveringsovereenkomst voor meerdere filialen?

Een leveringsovereenkomst voor meerdere filialen bevat minimaal het aantal en type winkelwagens per locatie, de afleverdatum per deellevering, het afleveradres met contactpersoon, de betalingsvoorwaarden en de regels bij vertraging of schade. Hoe concreter je dit vastlegt, hoe minder discussie er later is.

Neem de volgende punten op in je afspraken met de leverancier:

1. Specificaties: model, afmetingen, kleur, eventueel muntslot of kinderzitje, per locatie en per levering.
2. Leveringsschema: datum en dagdeel per filiaal, inclusief een afgesproken marge.
3. Afleveradressen: toegangsvoorwaarden, laadtijden en een contactpersoon ter plaatse.
4. Vertraging: wat er gebeurt als een levering later aankomt, en wie je dan informeert.
5. Schade en reclamatie: binnen welke termijn je een afwijking meldt en hoe die wordt opgelost.
6. Betaling: per deellevering of in één keer, en op welk moment de factuur komt.

Heb je een winkelinrichting voor meerdere winkels met een vaste formule, leg dan ook vast dat alle locaties hetzelfde assortiment en dezelfde uitvoering krijgen. Dat houdt je uitstraling consistent.

Hoe zit het met prijzen en transportkosten bij deelleveringen?

Bij deelleveringen spreek je vooraf af of je een vaste stukprijs hanteert voor de hele order en of transportkosten per levering, per locatie of als totaalbedrag worden berekend. Meerdere kleinere zendingen zijn vaak duurder in transport dan één grote, dus maak dit expliciet voordat je bestelt.

Let op deze kostenposten:

• Stukprijs: laat de prijs per winkelwagen voor de totale order vastleggen, ook als de leveringen over weken of maanden verspreid zijn.
• Transportkosten: vraag of die per deellevering worden berekend, of dat er een vast bedrag per filiaal geldt.
• Prijsbescherming: spreek af hoe lang de offerteprijs geldt, zodat latere leveringen niet duurder worden.
• Extra kosten: denk aan afleveren op een verdieping, een specifiek tijdvenster of retourtransport.

Vraag altijd om een uitsplitsing per locatie. Zo zie je precies wat elk filiaal kost en kun je de kosten intern correct doorbelasten.

Wat moet je afspreken over opslag en voorraadbeheer tussen leveringen?

Je spreekt af waar de nog niet geleverde winkelwagens in de tussentijd staan, wie verantwoordelijk is voor die voorraad en hoe lang opslag mogelijk is. Zonder deze afspraak lopen deelleveringen vast of loop je risico op schade en extra opslagkosten.

Er zijn grofweg twee routes. Je laat de leverancier de resterende voorraad bewaren tot de geplande leverdatum, of je laat alles in één keer naar een centraal punt komen en verdeelt het zelf. De eerste route houdt je eigen magazijn leeg, de tweede geeft je meer controle over het moment van uitlevering.

Leg bij opslag door de leverancier vast:

• hoe lang de opslag gratis is en wat daarna geldt
• wie het risico draagt bij schade of verlies tijdens de opslag
• hoe je de actuele voorraadstand opvraagt

Houd zelf ook een simpel overzicht bij van wat er per filiaal is geleverd en wat nog openstaat. Zo weet je op elk moment hoeveel winkelwagens er nog moeten komen.

Hoe controleer je de kwaliteit en aantallen per levering?

Je controleert elke deellevering direct bij ontvangst: tel de aantallen na aan de hand van de pakbon, controleer de verpakking op zichtbare schade en noteer afwijkingen meteen op de vrachtbrief. Zo heb je een sterke basis voor een reclamatie als er iets niet klopt.

Een praktische controle per filiaal bestaat uit deze stappen:

1. Vergelijk het aantal ontvangen colli met de pakbon voordat de chauffeur vertrekt.
2. Controleer de buitenkant van de verpakking op deuken, scheuren of vocht.
3. Open een steekproef en kijk naar lakwerk, wielen, remmen en stapelbaarheid.
4. Noteer afwijkingen op de vrachtbrief en maak foto’s.
5. Meld problemen binnen de afgesproken termijn schriftelijk bij je leverancier.

Wijs per locatie één persoon aan die de ontvangst afhandelt en terugkoppelt aan het hoofdkantoor. Dat voorkomt dat meldingen verloren gaan tussen filiaal en centrale inkoop.

Wie is het aanspreekpunt bij wijzigingen in het leveringsschema?

Wijs aan beide kanten één vast aanspreekpunt aan voor wijzigingen in het leveringsschema. Bij jou is dat bij voorkeur één inkoper of projectleider, bij de leverancier één accountmanager. Zo loopt elke wijziging via één lijn en voorkom je dat filialen elk hun eigen afspraken maken.

Spreek ook af hoe wijzigingen worden doorgegeven en bevestigd. Denk aan een vaste termijn, bijvoorbeeld een aantal werkdagen voor de geplande levering, en aan schriftelijke bevestiging per e-mail. Verzet je een openingsdatum of verandert het aantal winkelwagens, dan kun je dit snel doorgeven zonder dat de planning in de war raakt.

Leg bovendien vast wie beslist als er een conflict ontstaat, bijvoorbeeld wanneer twee filialen tegelijk om voorrang vragen. Een duidelijke escalatieroute scheelt veel tijd.

Hoe Smartline helpt met gefaseerde levering aan meerdere locaties

Wij denken met je mee bij het opzetten van een leveringsplan voor meerdere winkels. Of je nu twee filialen inricht of een hele keten uitrolt, wij zorgen voor een heldere aanpak van bestelling tot aflevering.

• Snelle levering tegen scherpe tarieven, ook bij meerdere winkelwagens en winkelmandjes
• Een breed assortiment winkelwagens, magazijnwagens en winkelmandjes
• Winkelinterieur dat volledig compatibel is met het Tegosysteem, zodat je bestaande inrichtingen kunt uitbreiden
• Gemakkelijk te monteren winkelstellingen met instructies en bevestigingsmaterialen
• Op verzoek monteurs die tegen scherpe tarieven aanleveren en monteren

Wil je weten wat gefaseerde levering voor jouw filialen betekent? Vraag een offerte aan of neem contact met ons op. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Zijn Smartline winkelstellingen geschikt voor zware producten?
• Wat is het verschil tussen een winkelwagen en een magazijnwagen?
• Hoe weet ik welk Tego onderdeel ik nodig heb?
• Welke magazijnwagen past het beste bij orderpicken?
• Hoe kies je magazijnwagens voor buitengebruik?